Mnoho firem funguje v tak trochu schizofrenním režimu. Obchodníci naslibují termíny, které výroba nestíhá. Informace o tom, co se vlastně má dělat, zůstávají viset v e-mailech nebo na papírcích v kanceláři. Jakmile projekt začne, majitel ztrácí přehled o tom, zda je zakázka stále v zisku, nebo už pálí peníze. Řízení projektů „od oka“ je cesta do pekel. Skutečný úspěch vyžaduje systém, který propojí plánování s realitou a udrží váš tým na jedné vlně.
Přestaňte projekty jen sledovat, začněte je řídit
Většina nástrojů na trhu jsou jen složité seznamy úkolů. To ale nestačí. Skutečný software pro řízení projektů musí umět víc. Musí vidět souvislosti. Pokud například v českém eWay-CRM překlopíte obchodní příležitost do projektu, neztratíte ani čárku z historie komunikace. Celý realizační tým přesně ví, co se klientovi slíbilo, jaký je rozpočet a priority. Všechna data – od dokumentů až po e-maily – zůstávají na jednom místě. Odpadá tak nekonečné dohledávání verzí souborů a zmatené dotazy typu „kdo to má na starosti“.
Finance pod kontrolou v reálném čase
Největším nepřítelem projektu jsou skryté náklady. Čas, který vaši lidé stráví na úkolech, jsou reálné peníze. Díky funkci výkazů práce (Time sheets) přímo v systému okamžitě vidíte, kolik hodin už zakázka spolkla. Systém vám automaticky porovnává plánovaný rozpočet s reálnými náklady. Pokud se začnete blížit k červeným číslům, víte to hned, ne až po měsíci při uzávěrce. Tato finanční transparentnost vám umožní včas zasáhnout a zachránit marži dříve, než bude pozdě.
Automatizace, která vám kryje záda
Dobrý software by neměl být jen úložištěm dat, ale aktivním pomocníkem. eWay-CRM vám umožní nastavit si vlastní projektové workflow. Systém pohlídá, aby se nezapomnělo na žádný krok – od schválení dokumentace až po finální fakturaci. Můžete automaticky generovat úkoly pro konkrétní lidi v týmu a sledovat jejich vytížení. Vše se navíc děje v prostředí Microsoft Outlooku, takže se nemusíte seznamovat s novým prostředím. Vaše projekty tak běží jako na drátkách, zatímco vy se konečně věnujete strategickému vedení firmy.
Hlavní cíl? Spokojený klient
Kvalitní projektové řízení není jen o vnitřní efektivitě. Je to především o profesionálním dojmu, který zanecháte u zákazníka. Když víte o každém detailu a plníte termíny bez zbytečných výmluv, budujete si důvěru. A eWay-CRM vám dá jistotu, že vaše firma doručuje špičkové výsledky opakovaně, nikoliv náhodou.
Zdroj foto: freepik.com
